Para llegar a ser publicado, un documento pasa por un ciclo de revisión y aprobación durante el cual el documento circula entre los miembros de un equipo. A nivel de ciclo completo, o/y para cada actividad del ciclo, se puede definir un vencimiento.

Tanto usuarios como responsables y administradores conocen en todo momento las tareas pendientes y la fecha de vencimiento para llevarlas a cabo. Si se agotan los plazos establecidos para completar las actividades, Ithaka lo notifica de forma automática a los titulares y responsables de las mismas.